Politica de Retenție

1. Operatorul datelor cu caracter personal  

Societatea Comerciala SC. MYSU PERFUME IMPORT-EXPORT S.R.L. 

Adresa sediului social: București, Calea Moșilor, nr. 256, Parter, Spațiul comercial U167, Camera C, Sector 2 Ne puteți contacta prin: 

Formularul de contact disponibil AICI

Prin telefon: (+40)784 676 800 (apel cu tarif normal)  

Prin poștă la adresa susmenționată.  

În cadrul prezentei Politici, Operatorul datelor cu caracter personal va fi denumit „MYSU” sau „compania”. 

2. General 

Nevoia de a păstra date cu caracter personal variază în funcție de tipul de date care sunt prelucrate în cadrul  companiei. Unele date pot fi șterse imediat, iar altele trebuie să fie stocate până în momentul în care utilitatea  viitoare a acestora nu mai este o posibilitate. 

Există situații în care datele cu caracter personal sunt stocate o perioada limitata de timp, termenele de stocare  fiind astfel impuse de reglementările legale aflate în vigoare, aplicabile la nivel național sau al Uniunii Europene. În alte cazuri, termenele de stocare trebuie să fie stabilite de către fiecare organizație în parte, în funcție de  activitatea acesteia, ținând cont de principiile de prelucrare a datelor prevăzute în cadrul Regulamentului UE  679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind  libera circulație a acestor date (cunoscut prin acronimul englezesc „GDPR”).  

Deoarece stabilirea de către companie, a termenelor de prelucrare si de retenție a datelor personale poate fi un  demers oarecum subiectiv, implementarea unei Politici de retenție este importantă pentru a se asigura că regulile  implementate la nivelul companiei privind stocarea datelor sunt aplicate în mod constant în întreaga organizație. 

În orice caz, prevederile Regulamentului General privind Protecția Datelor (GDPR) și ale Legii nr. 190/2018  privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului General privind Protecția Datelor, vor fi respectate de către  companie în cadrul activităților de stocare a datelor cu caracter personal prelucrate.  

3. Politica de stocare  

Domeniul de aplicare al prezentei Politici acoperă toate datele companiei, respectiv datele stocate în sistemele informatice ale acesteia, datele furnizate de companie în mass-media, datele închiriate sau provenite din  colaborările și parteneriatele contractuale, indiferent de locația (sediul companiei sau punctul de lucru) în care  aceste date sunt prelucrate.  

Politica de stocare din cadrul MYSU este un instrument care oferă garanția că cerințele GDPR, legile și  reglementările relevante din domeniul protecției datelor cu caracter personal sunt respectate. Această Politică, se  referă, în principal, la principiul limitării reținerii în timp a datelor cu caracter personal prelucrate și care presupune  stocarea acestora numai pentru o perioadă de timp necesară scopurilor pentru care sunt procesate aceste date.  Politica de stocare (retenție) a datelor personale este destinată în primul rând ca o resursă favorabilă activității  companiei, care va aloca perioade de retenție relevante în toate domeniile de activitate și departamentele  companiei, permițând desfășurarea activităților de eliminare/ștergere a adatelor personale într-o manieră  consecventă și controlată.  

4. Solicitări cu privire la Politica de stocare a datelor personale (retenție)  

Prezenta Politică este aplicabilă persoanelor fizice în calitate de clienți ai MYSU, persoane juridice în calitate de  clienți, dar și reprezentanților partenerilor noștri contractuali, atât în calitate de Operatori de date cu caracter  personal în relație cu MYSU sau în calitate de Persoane împuternicite de Operator, conform Regulamentului  General privind Protecția Datelor.  

Stocăm și prelucrăm datele personale numai în cazurile în care ne-ați furnizat voluntar aceste date, cum ar fi prin  completarea unui formular de contact, prin abonarea la newsletter-ul companiei sau prin crearea unui cont. 

În măsura în care aveți solicitări sau întrebări legate de perioadele de stocare a datelor dumneavoastră  personale în cadrul MYSU, vă rugăm să contactați compania, utilizând adresa de e-mail sau numărul de telefon susmenționate.  

5. Motivele care justifică stocarea pe termen lung a datelor personale la nivelul MYSU

Compania nu își propune să adopte o abordare de genul "salvează totul". Considerăm că o astfel de regulă nu  este practică sau eficientă din punct de vedere al costurilor și ar reprezenta o povară excesivă pentru tot  personalul companiei și în special pentru departamentul IT care ar gestiona o cantitate tot mai mare de date. Cu  toate acestea, anumite date trebuie să fie păstrate pe termen lung, pentru a proteja interesele societății, pentru a  salva dovezi cu privire la prelucrarea sau ștergerea confirm legii si a prezentei Politici a datelor cu caracter  personal prelucrate, dacă MYSU consideră că este necesar, și în general, pentru a ne conforma bunelor practici  comerciale.  

Unele dintre cele mai importante motive pentru stocarea pe termen lung a datelor în cadrul MYSU, sunt  următoarele: 

  • Reclamații privind calitatea serviciilor companiei; 
  • Litigii; 
  • Investigarea accidentelor de muncă; 
  • Anchetă privind producerea unui incident de securitate; 
  • Reglementări legale; 
  • Siguranța proprietății intelectuale. 

6. Perioadele de retenție (stocare) 

Perioadele de stocare a datelor cu caracter personal sunt specificate în tabelul de mai jos și se aplică pentru  toate formatele de înregistrări, adică format hârtie și/sau electronic, cu excepția cazului în care se specifică altfel în prezenta Politică. 

DEPARTAMENT 

ACTIVITATE DE PRLEUCRARE 

PERIOADA DE RETENȚIE

MARKETING 

Formulare de campanie în format fizic 

3 luni, după ce sunt stocate în format electronic

MARKETING

Formulare de campanie în format electronic

3 ani de la data completării originalului 

MARKETING

Documente care atestă câștiguri sau premii acordate în baza concursurilor și extragerile la sorți

10 ani de la data încheierii acestora

MARKETING 

Apeluri telefonice în scop de marketing 

30 de zile

MARKETING 

Informații despre participarea la concursuri cu premii

5 ani de la data finalizării concursului

Informații despre participarea în cadrul unor campanii organizate pe paginile  companiei din rețelele de socializare

2 ani de la data finalizării campaniei

RELAȚII CU CLIENȚII 

E-mail primit de la client pentru formularea unei reclamații

3 ani de la data primirii acestuia în format fizic cât și în format electronic

RELAȚII CU CLIENȚII 

E-mail primit de la client pentru solicitărilegate de activitatea comercială a  companiei 

3 ani de la data primirii acestuia în format fizic cât și în format electronic

RELAȚII CU CLIENȚII 

E-mail primit de la client pentru solicitărilegate de activitățile de prelucrare a  datelor personale în cadrul companiei

3 ani de la data primirii acestuia, atât înformat fizic cât și în format electronic

RELAȚII CU CLIENȚII 

Baza de date din cadrul Departamentului Relații cu Clienții care include orice  solicitare generală transmisă de clienți

Ștergerea datelor din 3 în 3 ani

LOGISTICĂ 

AWB (Airway Bill) și documente care însoțesc expediția mărfii din depozit către client (dispoziție de livrare), precum liste  si/sau rapoarte de livrare;

5 ani

LOGISTICĂ 

Aviz de însoțire a mărfii (NIR) sau documente precum liste si/sau rapoarte  întocmite în acest sens; 

5 ani

RELAȚII DE AFACERI 

Contractele încheiate de companie cu furnizori

10 ani de la data încetării contractului

RELAȚII DE AFACERI 

Contracte de parteneriat încheiate de companie pentru evenimentele comerciale  de promovare organizate de companie 

10 ani de la data încetării contractului

RELAȚII DE AFACERI 

Cărțile de vizită colectate în cadrul întâlnirilor de afaceri

1 an de la data ultimului contact 

RELAȚII DE AFACERI (B2B)

Date personale, precum: numele, funcția și datele de contact ale reprezentanților  companiilor cu care colaborăm 

Până la data solicitării ștergerii datelor sau până la data la care am aflat că datele au  devenit inactive

Pentru informații cu privire la termenele de stocare ale unor activități de prelucrare a datelor personale în cadrul  companiei, care nu se regăsesc specificate în prezenta Politică, vă rugăm să transmiteți solicitările  dumneavoastră în formularul de contact disponibil AICI sau prin accesarea celorlalte mijloace de comunicare  puse la dispoziție în cadrul art. 1 și având în vedere condițiile stipulate în cadrul art. 4.  

7. Planul de retenție  

Tabelul care conține perioadele recomandate de păstrare în evidențele companiei (sisteme sau arhive fizice) a  datelor cu caracter personal ale clienților, este furnizat pentru fiecare domeniu de activitate relevant. Perioada de  stocare se aplică în mod implicit tuturor înregistrărilor din categoria respectivă și va fi respectată ori de câte ori  este posibil, deși admitem că pot exista circumstanțe excepționale care necesită păstrarea documentelor fie  pentru perioade mai scurte, fie mai lungi. În cazul în care înregistrările sau documentele individuale necesită o  perioadă de păstrare diferită de cea recomandată, MYSU trebuie contactată pentru a discuta cerințele specifice  de stocare.  

8. Distrugerea datelor  

Distrugerea datelor este o componentă esențială în cadrul normelor de stocare a datelor cu caracter personal neutilizate în activitatea viitoare a companiei. Distrugerea datelor asigură utilizarea în mod eficient a datelor  colectate în cadrul activității, ceea ce face ca gestionarea datelor și recuperarea acestora să fie posibilă și rentabilă.  

Când perioada de retenție expiră, compania trebuie să distrugă în mod activ datele acoperite de această Politică.  Dacă un angajat (sau colaborator) care are acces la datele personale prelucrate consideră că anumite date nu ar  trebui să fie distruse, acesta/aceasta ar trebui să contacteze superiorul direct, Responsabilul cu Protecția Datelor  sau în lipsa acestuia, a managementului direct al companiei, astfel încât să poată să fie luată în considerare o  excepție de la regulile instituite în prezenta Politică. Întrucât această decizie are implicații juridice pe termen lung,  excepțiile vor fi făcute doar de un membru sau de membrii echipei de conducere a companiei. 

Compania îi îndrumă în mod special pe angajați (sau pe colaboratori) să nu distrugă date care încalcă această  Politică. Distrugerea datelor pe care un angajat (sau colaborator) le poate considera dăunătoare pentru  companie sau distrugerea datelor în încercarea de a ascunde o încălcare a legii sau a prevederilor prezentei Politici sunt demersuri în mod explicit interzise. 

9. Solicitările de ștergere a datelor  

Puteți solicita ștergerea datelor cu caracter personal completând formularul de contact disponibil AICI și în care  trebuie să precizați următoarele:  

  • Datele dumneavoastră de contact pentru transmiterea răspunsului/punctului de vedere al companiei;
  • Numele dumneavoastră; 
  • Activitățile de prelucrare prin care datele au fost colectate sau procesate (campanii de marketing, promoții, etc.);
  • Tipul datelor colectate sau prelucrate pe care doriți să le ștergeți;  
  • Numărul total de înregistrări care trebuie șterse;  

Termenul de răspuns la solicitarea transmisă este de 30 zile de la data transmiterii solicitării. În măsură în care,  complexitatea solicitării dumneavoastră implică necesitatea prelungirii termenului de răspuns, vom prelungi acest  termen pentru o perioadă suplimentară care nu va depăși 30 de zile lucrătoare de la data transmiterii solicitării. În  acest sens, un reprezentant al companiei vă va comunica situația solicitării transmise.  

În măsura în care solicitarea transmisă, se va soluționa după evaluarea acesteia în cadrul MYSU, cu ștergerea  datelor dumneavoastră, vom trimite în atenția dumneavoastră un document care reprezintă punctul de vedere al  companiei cu privire la solicitarea dumneavoastră și acțiunile întreprinse, prin mijlocul de comunicare agreat.  Documentul va cuprinde cel puțin următoarele informații: 

  • Scopul/scopurile pe bază pentru care datele au fost prelucrate;
  • Date care au fost șterse/eliminate/distruse și activitatea de prelucrare din cadrul MYSU de care acestea au aparținut;  
  • Numărul de înregistrări eliminate.  

Documentul fizic transmis, este semnat de un reprezentant al MYSU și este stocat și scanat în format fizic,  pentru o perioadă de 3 ani de la data transmiterii notificării, urmând ca după această perioadă documentul  original să fie distrus și reciclat. Dacă punctul de vedere va fi transmis prin email, acesta va fi stocat pe serverele  companiei o perioadă de 3 ani de la data transmiterii acestuia către Client pe adresa de mail furnizată, apoi va fi  șters.  

Dacă trimiteți o solicitare către MYSU în vederea accesului la activitățile de procesare a datelor dumneavoastră  personale în compania noastră, vă rugăm să aveți în vedere că, din cauza procesării continue a datelor dumneavoastră personale și luând în considerare rutina stabilită în sistemele noastre pentru ștergerea informațiilor prelucrate în condițiile Politicii de Stocare a datelor, încercăm să vă menținem datele actualizate și  exacte în orice moment. Astfel, această procesare de rutină poate implica modificarea sau ștergerea informațiilor  personale pe care le procesăm, după ce ați trimis o solicitare către noi. În acest caz, MYSU va furniza informațiile  deținute în momentul în care vă trimitem răspunsul, chiar dacă acestea diferă de informațiile pe care le-am avut  stocate la data trimiterii solicitării. Rețineți că ștergerea datelor dumneavoastră personale este o procedură pe  care MYSU ar fi efectuat-o chiar dacă nu ați fi trimis solicitarea.  

10. Dezvoltare continuă  

Perioadele de stocare (retenție) vor fi menținute de către MYSU care va efectua modificări, completări și  actualizări, ori de câte ori legislația, orientările Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu  caracter Personal sau modificările organizaționale sau structurale ale MYSU, impun aceste schimbări.  

11. Actualizări  

Politică noastră de stocare a datelor personale (retenție) este în curs de revizuire și poate fi modificată din când  în când (în general, pentru a respecta legislația și practicile privind protecția datelor). Versiunile actualizate vor fi  publicate pe pagina noastră web.  

© MYSU – Ultima actualizare: martie 2023